Privacyverklaring

1 Wie wij zijn

1.1 Deze privacyverklaring is van Slimsync VOF (“Slimsync”, “wij” of “ons”). Wij bouwen AI-integraties, automatiseringen en software op maat voor bedrijven in het mkb, en houden die daarna draaiende.

1.2 Voor de verwerkingen in deze verklaring is Slimsync de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Wij bepalen dus waarom en hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt, en wij zijn daarvoor verantwoordelijk.

1.3 Onze gegevens:

• Slimsync VOF, Veemarktkade 8, Gebouw F, kantoor 4101, 5222 AE ’s-Hertogenbosch
• e-mail: contact@slimsync.nl
• telefoon: +31 6 21 32 11 09
• KvK-nummer: 42100828

1.4 Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. Vragen over privacy stelt u aan contact@slimsync.nl.

1.5 Begrippen als “persoonsgegevens”, “verwerken”, “verwerkingsverantwoordelijke” en “verwerker” hebben in deze verklaring de betekenis uit de AVG. Met “u” bedoelen wij de persoon over wie wij gegevens verwerken. Met “AV” bedoelen wij de algemene voorwaarden van Slimsync; “AV artikel 23” is artikel 23 daarvan.

1.6 Deze privacyverklaring is bedoeld om u te informeren. Zij is geen overeenkomst en geeft geen rechten of toezeggingen bovenop wat de wet bepaalt en, als u of uw organisatie klant is, wat in de overeenkomst met ons staat (de Offerte, de AV, de SLA en de Verwerkersovereenkomst). Bij verschil gaan die afspraken voor.

2 Wanneer deze verklaring geldt

2.1 Deze verklaring geldt als wij persoonsgegevens verwerken van:

• a. bezoekers van onze website www.slimsync.nl;
• b. mensen die via het contactformulier op www.slimsync.nl contact met ons opnemen, of via onze app op www.slimsync.cloud een offerte aanvragen of een afspraak maken;
• c. mensen die ons mailen, bellen of op een andere manier contact met ons opnemen;
• d. onze klanten en mogelijke klanten, en hun contactpersonen, vertegenwoordigers en ondertekenaars;
• e. onze leveranciers en partners, en hun contactpersonen;
• f. sollicitanten.

2.2 Medewerkers van Slimsync krijgen aparte informatie over de verwerking van hun gegevens. In 3i staat daarvan een korte samenvatting.

2.3 Deze verklaring geldt niet voor persoonsgegevens in systemen die wij voor onze klanten bouwen, hosten of beheren, zoals de gegevens die een AI-agent voor een klant verwerkt. Daarvoor is de klant verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Hoofdstuk 4 legt uit wat dat voor u betekent.

2.4 Deze verklaring geldt ook niet voor websites en diensten van anderen, ook niet als wij daarnaar linken. Lees daarvoor de privacyverklaring van die partij.

2.5 Bent u klant van Slimsync, dan gelden voor persoonsgegevens ook AV artikel 23 en, voor de gegevens die wij in uw opdracht verwerken, de Verwerkersovereenkomst die wij met u sluiten.

3 Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grondslag

3.1 Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig is voor het doel. Meestal krijgen wij de gegevens van uzelf. Soms krijgen wij ze van een ander: van uw werkgever of collega als u contactpersoon bent, van een klant die u opgeeft als vertegenwoordiger of ondertekenaar, of uit openbare bronnen zoals het Handelsregister van de KvK.

3.2 Wij verwerken persoonsgegevens alleen op een grondslag uit artikel 6 lid 1 AVG. In deze verklaring gaat het om:

• Toestemming (onder a): u geeft ons toestemming. U kunt die altijd intrekken. Dat geldt dan voor de toekomst.
• Overeenkomst (onder b): de verwerking is nodig voor een overeenkomst met u, of voor stappen die u vraagt voordat u een overeenkomst sluit.
• Wettelijke verplichting (onder c): de wet verplicht ons tot de verwerking, zoals de fiscale bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang (onder f): wij hebben een belang dat zwaarder weegt dan uw privacybelang. Welk belang dat is, staat hieronder per verwerking. U kunt daartegen bezwaar maken (hoofdstuk 11).

3.3 Overzicht. Hoe lang wij de gegevens bewaren, staat per letter in hoofdstuk 6.

3.4 Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, godsdienst of etnische afkomst), strafrechtelijke gegevens of uw burgerservicenummer. Stuur ons die niet, ook niet in een formulier, e-mail of bijlage. Krijgen wij ze toch, dan verwijderen wij ze zodra wij dat merken, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren. Hebben wij medewerkers in loondienst, dan verwerken wij hun burgerservicenummer, omdat de wet dat voor de loonadministratie verplicht.

a. Bezoek aan onze website en app

3.5 Bezoekt u www.slimsync.nl of onze app op www.slimsync.cloud, dan ontvangt onze server technische gegevens, zoals uw IP-adres en het type browser. Die zijn nodig om de pagina naar uw apparaat te sturen. Onze webserver houdt geen toegangslogbestanden bij. De server huren wij van IONOS SE in Duitsland. Ons gerechtvaardigd belang: de website en app tonen, goed laten werken en beveiligen.

3.6 Wij plaatsen op de website geen cookies voor tracking, advertenties of analyse, en wij volgen uw surfgedrag niet. De lettertypen van de website staan op onze eigen server. Bij het laden daarvan gaan dus geen gegevens naar Google. Hoofdstuk 9 gaat over de samensteller op de website, die uw keuze tijdelijk in uw browser bewaart.

b. Contactformulier, e-mail en telefoon

3.7 Ons contactformulier staat op www.slimsync.nl. U vult uw naam, e-mailadres, een onderwerp en uw vraag in. Uw bedrijfsnaam en telefoonnummer zijn niet verplicht. Onze server controleert het bericht en stuurt het als e-mail naar contact@slimsync.nl, via onze mailbox bij Vimexx. De website zelf bewaart niets. Om misbruik te beperken, telt de server hoeveel berichten er van een IP-adres komen. Daarvoor houdt hij het IP-adres ten hoogste een uur in het werkgeheugen; het wordt niet opgeslagen. Ons gerechtvaardigd belang daarbij: misbruik van het formulier tegengaan. Voor uw bericht geldt dezelfde bewaartermijn als voor andere e-mail (hoofdstuk 6). De verplichte velden hebben wij nodig om u te kunnen antwoorden.

3.8 Gaat uw vraag over een mogelijke opdracht, dan is de grondslag de stappen die u vóór een overeenkomst vraagt. Bij andere vragen is het ons gerechtvaardigd belang: vragen beantwoorden en bereikbaar zijn.

c. Offerteaanvraag

3.9 Via onze app op www.slimsync.cloud kunt u een offerte aanvragen. Wij leggen uw aanvraag vast in onze eigen app en sturen u een bevestiging per e-mail. Wij gebruiken uw antwoorden om uw situatie te begrijpen, een kennismaking voor te bereiden en, als u dat wilt, een blueprint of offerte te maken.

3.10 De vragen gaan over uw bedrijf. Vul zo weinig mogelijk gegevens over andere personen in, zoals namen van uw klanten of medewerkers. Ons gerechtvaardigd belang: een aanvraag opvolgen en later kunnen terugzien wat er is besproken.

d. Afspraak via de boekingspagina

3.11 Via onze app op www.slimsync.cloud kunt u een afspraak met ons maken, zoals een kennismaking. Wij leggen de afspraak vast in onze app en sturen u een bevestiging per e-mail. Kiest u een afspraak op locatie, dan vragen wij het adres waar wij langskomen. Ons gerechtvaardigd belang: de afspraak goed plannen en voorbereiden.

e. Klanten, contactpersonen en vertegenwoordigers

3.12 Wordt u of uw organisatie klant, dan leggen wij de gegevens vast die nodig zijn voor de offerte, het akkoord en de overeenkomst. Wij leggen het akkoord op de offerte vast in onze app. Daar bewaren wij ook de getekende SLA, Verwerkersovereenkomst en Machtiging.

3.13 Bent u zelf onze contractspartij, bijvoorbeeld als eenmanszaak of als vennoot van een vof, dan is de grondslag de overeenkomst. Bent u contactpersoon, vertegenwoordiger of ondertekenaar namens een organisatie, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang: de overeenkomst met die organisatie sluiten en uitvoeren. Voor de administratie en facturen geldt de wettelijke bewaarplicht.

3.14 Betaalt uw organisatie per automatische incasso, dan verwerken wij de gegevens van de Machtiging: de naam van de rekeninghouder, het IBAN en zo nodig de BIC, en de gegevens van de ondertekenaar. Wij slaan het IBAN versleuteld op en tonen het in onze app maar gedeeltelijk. Voor de afschrijving geven wij de nodige gegevens door aan onze bank.

3.15 Wij gebruiken klantgegevens ook om klachten af te handelen volgens onze klachtenregeling en om betalingen te innen. Ons gerechtvaardigd belang: ons bedrijf goed en aantoonbaar voeren.

f. E-mail en gekoppelde mailboxen

3.16 Wij koppelen onze zakelijke mailboxen aan onze eigen app: het algemene adres contact@slimsync.nl en de eigen zakelijke mailboxen van de vennoten. E-mails die u ons stuurt of die wij u sturen, staan daardoor ook in onze app. Daar koppelen wij ze aan het juiste klant-, aanvraag- of sollicitatiedossier.

3.17 Ons gerechtvaardigd belang: overzicht houden over het contact met klanten en relaties, en geen vraag laten liggen. Gaat een e-mail over een overeenkomst met u, dan is de grondslag ook die overeenkomst.

g. Leveranciers en partners

3.18 Werkt u bij een leverancier of partner van ons, of bent u zelf leverancier, dan verwerken wij uw zakelijke contactgegevens en wat nodig is om samen te werken en te betalen. Ons gerechtvaardigd belang: onze inkoop en samenwerking regelen.

h. Sollicitanten

3.19 Solliciteert u bij ons, dan leggen wij in onze app een sollicitatiedossier aan met uw gegevens, uw cv en motivatie, en de contactmomenten. Alleen wie bij de procedure betrokken is, gebruikt dat dossier.

3.20 Een mens beoordeelt uw sollicitatie en beslist erover. Wij gebruiken geen computer- of AI-systeem om sollicitanten te selecteren of te beoordelen. Referenties benaderen wij alleen als u dat weet en goedvindt.

3.21 De grondslag is de stappen die u vóór een mogelijke arbeidsovereenkomst vraagt, en ons gerechtvaardigd belang om een goede kandidaat te kiezen. Willen wij uw gegevens na de procedure bewaren voor een latere vacature, dan vragen wij eerst uw toestemming.

i. Medewerkers

3.22 Voor onze medewerkers verwerken wij gegevens voor de personeelsadministratie, het salaris en het verlof, en om aan wettelijke plichten te voldoen. Bij ziekte leggen wij alleen vast dat iemand afwezig is, niet waarom. Medewerkers krijgen hierover aparte informatie (zie 2.2).

j. AI bij ons eigen werk

3.23 Gebruiken wij bij ons eigen werk een AI-dienst, zoals Claude van Anthropic, ChatGPT van OpenAI of Gemini van Google, dan kunnen daarin persoonsgegevens uit a tot en met g terechtkomen. Bijvoorbeeld als wij een eerste versie van een e-mail, offerte of blueprint laten maken, of een lange e-mail laten samenvatten. Ons gerechtvaardigd belang: ons werk sneller en beter doen.

3.24 Daarbij geldt:

• a. wij geven de AI-dienst niet meer gegevens dan nodig is voor de taak;
• b. wij gebruiken zakelijke versies of instellingen waarbij de leverancier de gegevens niet gebruikt om zijn AI-modellen te trainen;
• c. een medewerker of vennoot van Slimsync controleert de uitkomst voordat wij die gebruiken of versturen;
• d. wij gebruiken AI niet om besluiten over u te nemen (hoofdstuk 5).

Met welke leveranciers wij werken en waar zij de gegevens verwerken, staat in hoofdstuk 7 en 8.

k. Relatiebeheer

3.25 Wij houden contact met klanten, oud-klanten en andere zakelijke relaties, bijvoorbeeld om te vragen hoe het gaat of om te vertellen over een nieuwe dienst. Ons gerechtvaardigd belang: onze klantrelaties onderhouden en ons bedrijf laten groeien.

3.26 Sturen wij u per e-mail informatie over onze diensten, dan doen wij dat alleen als de wet dat toestaat: aan bestaande klanten over vergelijkbare diensten, of met uw toestemming. In elke mail staat hoe u zich afmeldt. Meldt u zich af of maakt u bezwaar, dan stoppen wij.

3.27 Wij mogen klanten volgens AV artikel 22 als referentie noemen. Noemen wij daarbij de naam of foto van een persoon, of citeren wij iemand, dan vragen wij die persoon eerst om toestemming.

Overige doelen

3.28 Daarnaast kunnen wij gegevens uit a tot en met k gebruiken:

• a. om te voldoen aan een wettelijke plicht, zoals een vordering van de Belastingdienst of een andere bevoegde instantie (wettelijke verplichting);
• b. om onze rechten vast te leggen, uit te oefenen of te verdedigen, bijvoorbeeld bij een geschil, een claim of een betalingsachterstand (gerechtvaardigd belang);
• c. om onze systemen en gegevens te beveiligen en misbruik op te sporen (gerechtvaardigd belang).

4 Gegevens in systemen van onze klanten

4.1 Wij bouwen, hosten en beheren software, apps en AI-agents voor onze klanten. Daarin staan vaak persoonsgegevens, bijvoorbeeld van de klanten, leveranciers of medewerkers van onze klant. Voor die gegevens is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn dan verwerker: wij verwerken de gegevens alleen in opdracht en volgens de instructies van de klant.

4.2 De afspraken daarover staan in de Verwerkersovereenkomst tussen ons en de klant, en in AV artikel 23. Deze privacyverklaring geldt voor die gegevens niet. Welke gegevens worden verwerkt, waarvoor en hoe lang, bepaalt de klant. Dat staat in de privacyverklaring van de klant.

4.3 Een AI-agent die wij voor een klant inrichten, kan gebruikmaken van AI-diensten van andere leveranciers, zoals Anthropic, OpenAI of Google, en van berichtenkanalen zoals Telegram. Dat gebeurt alleen als de klant daarvoor kiest en het in de Verwerkersovereenkomst staat. De klant informeert de mensen over wie het gaat.

4.4 Heeft u een vraag over gegevens die een klant van ons over u verwerkt, of wilt u een recht uit hoofdstuk 11 uitoefenen? Neem dan contact op met die klant. Komt uw verzoek toch bij ons binnen, dan sturen wij het zonder onnodige vertraging door naar de klant, zoals afgesproken in de Verwerkersovereenkomst met die klant. Wij beslissen niet zelf over zo’n verzoek, tenzij de klant ons daarom vraagt of de wet ons dat verplicht.

4.5 Voor de eigen gegevens van de klant als onze relatie, zoals de contactgegevens van zijn contactpersonen en de gegevens voor facturen en incasso, zijn wij wel zelf verantwoordelijk. Daarvoor geldt deze verklaring (3e).

5 AI en geautomatiseerde besluitvorming

5.1 Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, ook niet op profilering, als dat besluit rechtsgevolgen voor u heeft of u op een andere manier in aanmerkelijke mate treft (artikel 22 AVG). Over een offerteaanvraag, een overeenkomst of een sollicitatie beslist altijd een mens.

5.2 Wij maken geen profielen van u voor marketing of reclame. Wij verkopen geen gegevens en wij gebruiken uw gegevens niet om algemene AI-modellen te trainen.

5.3 Gebruiken wij AI bij ons eigen werk, dan gelden de regels uit 3j. AI maakt dan een voorstel; een mens beslist en controleert.

5.4 Communiceert u met een AI-agent die namens Slimsync antwoordt, bijvoorbeeld in een chat op onze website, dan laten wij u weten dat u met een AI-systeem communiceert, tenzij dat vanzelf duidelijk is. U kunt vragen om contact met een mens.

5.5 Communiceert u met een AI-agent die wij voor een van onze klanten hebben ingericht, dan is die klant daarvoor verantwoordelijk (hoofdstuk 4). In onze afspraken met klanten staat dat wij zulke agents zo inrichten dat u weet dat u met AI communiceert, tenzij dat vanzelf duidelijk is (AV artikel 16). Hoe de klant de agent daarna gebruikt, is zijn verantwoordelijkheid.

6 Bewaartermijnen

6.1 Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of zolang de wet ons verplicht ze te bewaren. Wordt een aanvrager, contact of relatie klant, dan gelden vanaf dat moment de termijnen voor klanten.

6.2 Wij hanteren deze termijnen:

6.3 Hebben wij gegevens nodig voor een geschil, een claim of een betalingsachterstand, dan mogen wij die bewaren tot de zaak is afgerond en de termijnen voor verzet of hoger beroep zijn verstreken.

6.4 Na afloop van de termijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens. Gegevens in back-ups verdwijnen pas als die back-up volgens ons schema wordt overschreven of verwijderd. Tot dan gebruiken wij die gegevens niet, behalve om na een storing of incident gegevens terug te zetten.

7 Met wie wij gegevens delen

7.1 Wij verkopen uw gegevens niet. Wij delen ze alleen met anderen als dat nodig is voor de doelen in hoofdstuk 3, als u daarvoor toestemming gaf, of als de wet ons dat verplicht.

7.2 Verwerkers. Deze partijen verwerken gegevens in onze opdracht. Met hen hebben wij een verwerkersovereenkomst of gelden hun verwerkersvoorwaarden. Zij mogen de gegevens niet voor eigen doelen gebruiken.

7.3 Zelfstandige ontvangers. Deze partijen krijgen gegevens van ons, maar bepalen zelf hoe zij die verwerken. Hun eigen privacyverklaring geldt.

7.4 Verkopen wij ons bedrijf of een deel daarvan, of gaat het op in een andere onderneming, dan kunnen gegevens overgaan op de koper of opvolger. Wij doen dat alleen voor zover nodig en met inachtneming van de AVG. De opvolger is daarna aan deze verklaring gebonden of informeert u zelf.

7.5 Wie binnen Slimsync bij uw gegevens kan, hangt af van zijn rol en taak. Wie wij inschakelen, verplichten wij tot geheimhouding.

8 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

8.1 Onze website en app draaien op een server van IONOS SE in Duitsland. Die gegevens blijven dus binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

8.2 Sommige leveranciers uit hoofdstuk 7, zoals aanbieders van AI-diensten, zijn gevestigd in de Verenigde Staten of verwerken gegevens daar. Wij geven gegevens alleen door naar een land buiten de EER als daarvoor een grondslag in de AVG is:

• a. een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (artikel 45 AVG). Voor de Verenigde Staten is dat het EU-VS Data Privacy Framework; dat geldt alleen voor ontvangers die daarvoor zijn gecertificeerd;
• b. als er geen adequaatheidsbesluit geldt: de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (artikel 46 AVG), zo nodig met aanvullende maatregelen.

8.3 Welke waarborg voor een leverancier geldt, kunt u bij ons opvragen (8.5).

8.4 Voor systemen die wij voor klanten beheren (hoofdstuk 4) kan een klant kiezen voor AI-diensten of voor Telegram als kanaal van een agent. De doorgifte die daarbij hoort, is geregeld in de Verwerkersovereenkomst met die klant. Berichten via Telegram worden ook verwerkt onder de eigen voorwaarden van Telegram.

8.5 Wilt u weten welke waarborg voor een leverancier geldt, of wilt u een kopie daarvan? Vraag het ons via contact@slimsync.nl. Wij mogen daarin vertrouwelijke zakelijke informatie onleesbaar maken.

9 Cookies en vergelijkbare technieken

9.1 Onze website www.slimsync.nl plaatst geen cookies voor tracking, advertenties of analyse. Wij gebruiken geen analysediensten en geen knoppen of insluitingen van sociale media die u volgen.

9.2 De website heeft een samensteller waarmee u onderdelen kunt kiezen. Uw keuze bewaren wij in de sessieopslag van uw browser (sessionStorage). Die blijft op uw apparaat en verdwijnt als u het tabblad sluit. Klikt u op “Offerte aanvragen”, dan gaan de gekozen onderdelen als deel van de link mee naar de aanvraagpagina van onze app op www.slimsync.cloud. Vanaf dat moment horen ze bij uw offerteaanvraag (3c).

9.3 De website www.slimsync.nl plaatst geen cookies, ook niet voor het contactformulier. In onze app op www.slimsync.cloud, met het aanvraagformulier en de boekingspagina, gebruiken wij alleen functionele cookies of vergelijkbare opslag die nodig is om de app te laten werken en te beveiligen, zoals om ingelogd te blijven en formulieren te beschermen tegen misbruik. Voor deze functionele cookies vragen wij geen toestemming. Blokkeert u ze in uw browser, dan werkt de app mogelijk niet goed.

9.4 Gaan wij ooit cookies of technieken gebruiken waarvoor toestemming nodig is, dan vragen wij die eerst en passen wij deze verklaring aan.

10 Beveiliging

10.1 Wij beveiligen persoonsgegevens met technische en organisatorische maatregelen die passen bij de risico’s van de verwerking. Op dit moment horen daar onder meer bij:

• a. versleutelde verbindingen (https) voor de website en de app;
• b. toegang tot gegevens alleen voor wie die nodig heeft, met rechten per rol;
• c. versleutelde opslag van gevoelige gegevens, zoals IBAN’s en wachtwoorden van gekoppelde mailboxen;
• d. gevoelige gegevens zoveel mogelijk buiten logbestanden houden;
• e. versleutelde back-ups;
• f. het regelmatig installeren van beveiligingsupdates;
• g. geheimhouding door iedereen die namens ons met de gegevens werkt;
• h. een zorgvuldige keuze van de leveranciers in hoofdstuk 7.

10.2 Wij passen onze maatregelen aan als de risico’s of de techniek veranderen. Geen enkele maatregel geeft volledige zekerheid; wij kunnen niet uitsluiten dat iemand zonder toestemming toegang krijgt tot gegevens.

10.3 Gaat er toch iets mis met de beveiliging (een datalek), dan handelen wij volgens de AVG. Wij nemen maatregelen om de gevolgen te beperken, leggen het lek vast en melden het aan de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vraagt. Vraagt de wet het, bijvoorbeeld omdat het lek waarschijnlijk een hoog risico voor u oplevert, dan informeren wij u ook zelf.

10.4 U kunt zelf ook helpen. Stuur ons geen gegevens die wij niet nodig hebben (zie 3.4). Denkt u dat uw gegevens bij ons niet goed beveiligd zijn of dat er misbruik is, meld het dan direct via contact@slimsync.nl.

11 Uw rechten

11.1 U heeft deze rechten:

11.2 Een verzoek stuurt u naar contact@slimsync.nl. Zeg om welk recht het gaat en, als dat kan, om welke gegevens.

11.3 Wij willen zeker weten dat het verzoek van u komt. Wij vragen u daarom niet om een kopie van uw identiteitsbewijs. Wel kunnen wij u vragen het verzoek te sturen vanaf het e-mailadres dat wij van u kennen, of om een paar gegevens die alleen u kunt weten. Twijfelen wij nog, dan kunnen wij u vragen uw identiteit op een andere manier aan te tonen.

11.4 Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen een maand na ontvangst. Is een verzoek ingewikkeld of krijgen wij veel verzoeken, dan kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen. Dat laten wij u binnen de eerste maand weten, met de reden.

11.5 Een verzoek is kosteloos. Is een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig, bijvoorbeeld omdat u steeds hetzelfde vraagt, dan mogen wij een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren. Dan leggen wij uit waarom.

11.6 Wijzen wij een verzoek geheel of gedeeltelijk af, dan leggen wij uit waarom. U kunt dan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (hoofdstuk 12) of naar de rechter gaan.

11.7 Gaat uw verzoek over gegevens die wij voor een klant verwerken, dan sturen wij het door naar die klant (4.4).

12 Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

12.1 Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via contact@slimsync.nl. Dan zoeken wij samen naar een oplossing.

12.2 U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de bescherming van persoonsgegevens. Dat kan via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Woont of werkt u in een ander land van de EU, dan kunt u ook naar de toezichthouder in dat land.

12.3 Voor andere klachten over Slimsync, bijvoorbeeld over onze dienstverlening, geldt onze klachtenregeling.

13 Verplichte gegevens en gevolgen van niet verstrekken

13.1 U bent niet wettelijk verplicht ons persoonsgegevens te geven. Sommige gegevens hebben wij wel nodig om te kunnen doen wat u vraagt. In formulieren zijn die velden als verplicht gemarkeerd.

13.2 Geeft u die gegevens niet, dan heeft dat deze gevolgen:

• a. contactformulier, e-mail of telefoon: zonder naam en e-mailadres of telefoonnummer kunnen wij u niet antwoorden;
• b. offerteaanvraag en afspraak: zonder contactgegevens en de gevraagde informatie kunnen wij de aanvraag niet in behandeling nemen of de afspraak niet bevestigen; zonder adres kunnen wij niet op locatie komen;
• c. overeenkomst: zonder de gegevens van uw organisatie, de contactpersonen en de ondertekenaar kunnen wij geen overeenkomst sluiten; zonder de gegevens van de Machtiging kunnen wij niet automatisch incasseren en betaalt uw organisatie per factuur, voor zover de overeenkomst dat toelaat;
• d. sollicitatie: zonder contactgegevens en cv kunnen wij uw sollicitatie niet behandelen.

13.3 Sommige gegevens moeten wij op grond van de wet in onze administratie vastleggen, zoals de gegevens op een factuur. Die kunnen wij niet weglaten.

14 Wijzigingen

14.1 Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze diensten, onze leveranciers of de wet veranderen. De actuele versie staat altijd op www.slimsync.nl/privacyverklaring, met de datum van de laatste wijziging.

14.2 Is een wijziging wezenlijk voor de manier waarop wij uw gegevens verwerken, dan informeren wij onze klanten daarover per e-mail of via onze app, voordat de wijziging ingaat. Hebben wij voor een verwerking toestemming nodig, dan vragen wij die opnieuw.

14.3 Deze versie geldt vanaf 10 oktober 2026 en vervangt alle eerdere versies.

15 Contact

15.1 Heeft u een vraag over deze privacyverklaring of over hoe wij met uw gegevens omgaan? Wilt u een van uw rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op:

• per e-mail: contact@slimsync.nl
• per telefoon: +31 6 21 32 11 09
• per post: Slimsync VOF, Veemarktkade 8, Gebouw F, kantoor 4101, 5222 AE ’s-Hertogenbosch

Slimsync VOF

Veemarktkade 8, Gebouw F, kantoor 4101

5222 AE ’s-Hertogenbosch, Nederland

KvK 42100828 · btw NL869278714B01 · vestigingsnummer 000066044871

contact@slimsync.nl · +31 6 21 32 11 09 · www.slimsync.nl